Un manual es un conjunto de textos que indican como realizar una tarea determinada. La aplicación es en múltiples áreas y los temas de los más variados. Los manuales administrativos son los más conocidos y permiten conocer cómo debe actuar un individuo que pertenece a una organización determinada ante situaciones comunes o imprevistas.
Su función principal radica en mejorar el orden y estructurar las actividades cotidianas para evitar fallas predecibles. Los manuales no necesariamente deben ser libros, algunos de ellos se cuelgan en forma de cuadros y otros se pasan en pantallas ubicadas en diferentes partes. Es necesario para que su aplicación sea la correcta que los individuos las lean de forma completa y las incorporen, de lo contrario su formalización y utilidad será nula.
Los tipos de manuales administrativos son:
Manual de organización
Este tipo de manual es un texto ordenado que contiene el marco normativo y jurídico institucional. Además dentro de este manual se incorporan los objetivos, la misión y la visión de la empresa, es de alguna manera aquello que define la personalidad y las miras hacia el futuro de la misma.
En este documento se indica las responsabilidades de cada área y la función de las mismas, a la vez que norma las sanciones en caso de problemas que afecten el funcionamiento óptimo de la organización. A su vez dentro de este tipo encontramos dos subtipos
Manual general de organización
Este tipo indica cómo se articula la empresa en su conjunto.
Manual específico de organización
Que refleja las funcionalidades individuales de cada área por separado.
Manual de normas y procedimientos
Este manual presenta las formas de concretar eficientemente las actividades productivas, comerciales y administrativas. De esta manera las tareas se hacen acorde a procedimientos ya establecidos y las normas impiden errores imprevistos, evitando que haya dualidad de criterios o confusiones en la interpretación de órdenes. Es importante que estos manuales no abunden en palabras y tengan tiempos de ocio.
Manual técnico o para especialistas
Este es un medio de consulta para cuando los especialistas en un tema dado tienen dudas. Es decir no cualquier persona de la organización al leerlo entenderá de que se trata, dado que contienen muchas veces palabras y lenguaje técnico y específico en la materia que se trate.
Manual del empleado
Este tipo de manual debe brindarse a cada empleado toda vez que ingresa por primera vez a la organización, contiene las características más importantes de la empresa conjuntamente con sus objetivos, misión y visión empresarial. Además incorpora la normativa vigente para el accionar de los empleados, aquellas actividades autorizadas y aquellas prohibidas.
Manual de propósitos múltiples
Este tipo generalmente solo es confeccionado por empresas de gran envergadura, en el caso de las pequeñas y medianas empresas éste es reemplazado por los tipos anteriores. Contiene lineamientos variados y división por tema y área.
Manual de políticas
El manual de políticas contiene las normativas y lineamientos que marcan el proceder de los mandos altos de la organización. El accionar siempre debe ser consistente con los objetivos, la misión y visión empresarial.
