Los sistemas administrativos son estructuras informáticas que permiten el ingreso de datos que serán procesados por dicho programa, para la obtención de información relevante que se empleará en la toma de decisiones empresariales.
Es sumamente importante que el sistema pueda emitir información relevante y no solo datos contables, de lo contrario la inversión en un sistema sería prácticamente inútil. Cuando se desea implementar un sistema de contable en una empresa en necesario e indispensable que los individuos que vayan a utilizarlo sean conscientes de la importancia que posee la correcta aplicación y que no ofrezcan resistencia en su implementación, de otra forma será casi imposible que se utilice de forma eficiente.
A lo largo del tiempo la estructuras de los sistemas contables se van adaptando a las necesidades de las empresas que los implementan, a la vez que ofrecen innovación para negocios que se encuentran en pleno crecimiento.
Los sistemas de información contable se según:
Tipos de sistemas administrativos según el tipo de registro
Sistema administrativos de registro electrónico
Tal como su nombre lo indica emplean un sistema informático. Dado el empleo de la tecnología este tipo permite mayor rapidez y exactitud en el procesamiento de la información. Para su implementación se requiere de computadoras o similares.
Sistema administrativos de registro manual
Es el método más simple empleado, requiere de una inversión menor. Se realiza con lápiz y papel, no permite la corrección de los datos y necesita de un gran aporte humano para su correcto funcionamiento. En algunos casos este sistema puede arrastrar errores a lo largo de ejercicio contable sin ser detectado.
Sistema administrativos mecánico
Este tipo es un sistema intermedio entre los dos anteriores. Emplea aparatología mecánica como calculadoras, cajas registradoras y similares para el ingreso de datos. Contribuye a mejorar la eficiencia de los sistemas manuales. Permite la recolección de datos masivos de forma más rápida.
Tipos de sistemas administrativos según la información
Sistema administrativos de diario único
Este tipo de sistema se basa en el registro de las actividades diarias de la empresa. Fusiona los libros diario y mayor en uno solo sistematizado. En algunos países su utilización requiere autorización.
Sistema administrativos de diario tabular
Este tipo es el libro diario que se traspasa a un medio electrónico. Para su implementación se requiere autorización especial y que el sistema posea una serie de requisitos que impidan la evasión fiscal. En algunos casos la información obtenida de este sistema es registrada en el tipo anterior.
Sistema administrativos de diario y caja
Este sistema permite implementar la división de tareas a partir del empleo de sub libros. No todas las cuentas se dividen, sólo las de caudal de información más cuantiosa, que poseen mayores movimientos diarios. De acuerdo a la cuenta que está representando el saldo de cada sub diario será acreedor o deudor.
Sistema administrativo centralizado
Para la implementación de este tipo de sistemas se requiere del conocimiento de las actividades habituales de la empresa. Este sistema toma la información de todos los sub diarios y la centraliza. A fin de obtener información unificada para la toma de decisiones.
